Использование LFA в студенческих проектах

Сегодня подавляющее число студенческих советов, профбюро, научных обществ, общественных объединений не используют современных методик менеджмента при планировании и реализации своей деятельности. Активисты обычно “идут по накатанной дорожке”, что с одной стороны и не плохо: соблюдается преемственность, но с другой стороны, не позволяет реагировать на происходящие в студенческой среде изменения, выступать движущей силой студенчества. В итоге, органы ССУ пользуются низкой поддержкой среди студентов и рассматриваются ими как застрявшие в прошлом веке структуры. 

Цель данной статьи: познакомить представителей студсамоуправления с методикой логико-структурного подхода, используемого в проектном менеджменте, и адаптировать ее к условиям белорусского студенчества. 

Статья написана для студентов, которым необходимо:

1) не просто реализовать какую-либо идею, борясь с “ветряными мельницами”, а целенаправленно решать серьезные проблемы,

2) объяснить актуальность и жизненную важность предлагаемого ими проекта. Убеждать в этом обычно приходится студенческие организации и органы студсамоуправления, администрации факультетов и вузов, как правило, в лице “идеологическо-воспитательных” отделов, соответствующих сотрудников,

3) избежать самых распространенных ошибок в проектной деятельности: а) решаемая проблема – на самом деле не проблема, б) проблема слишком широка и нам не по силам, в) проблема есть, но делаем совсем не то, чтобы ее решить, г) проблема есть и мы ее решаем, но окольными путями или неэкономно, д) срываем сроки выполнения этапов проекта, ж) наталкиваемся на сопротивление тех, кому данный проект должен был бы помочь, д) не можем понять, достигли ли мы цели, ж) не предусмотрели очевидных предпосылок для успешности проекта. 

Использование Логико-структурного подхода (LFA) поднимет на новый качественный уровень студенческое самоуправление – оно станет системой, решающей действительные проблемы студентов и вузов, – а также позволит приобрести его лидерам широкую поддержку и уважение среди студенчества и администраций. 

Логико-структурный подход (Logical Framework Approach) – это методика для планирования, реализации, мониторинга и оценки проектов, используемая в большинстве международных организаций и правительств. Она позволяет достичь четко поставленную цель при ограниченных ресурсах времени, денег и т.д. При этом данная цель будет востребована и обоснована, а процесс ее достижения будет экологичен, то есть учитывающим различные, иногда конфликтующие интересы. В основном данная методика используется в крупных и сложных проектах. Чем сложнее проект, тем подробнее делается анализ с помощью LFA. Для студенческих проектов LFA также применим, причем многие стадии можно упростить. 

Логико-структурный подход включает в себя следующие этапы:

  1. Анализ контекста проекта;
  2. Анализ заинтересованных лиц (стейкхолдеров);
  3. Анализ проблемы;
  4. Анализ целей;
  5. Планирование деятельности и ресурсов;
  6. Индикаторы;
  7. Риск-анализ и риск-менеджмент, анализ допущений;

Итак, приведем рекомендации для эффективных студенческих лидеров:

Анализ контекста проекта – исследуйте среду, в которой реализуете проект. Оцените не только внутри-вузовский или внутри-факультетский контексты, но и определите окружение за стенами факультета. Этот анализ подобен психологическому методу диссоциации (отстранения), при котором вы как бы смотрите на себя и на свои действия глазами стороннего наблюдателя. В принципе, в условиях университета и факультета, обычно нет нужды проводить глубокие и комплексные исследования, но если в вас жив дух исследователя, примените PEST- или SWOT-анализ. Вы удивитесь, к каким необычным и глубинным умозаключениям вы придете собственными силами и без философского образования: в частности, наверняка сможете проследить какое отражение общественные процессы находят у вас на факультете.

 

SWOT-анализ в студенческой организации – это тема для отдельной статьи или даже книги. С его помощью можно не только оценить контекст внутри организации, где реализуется проект, но и методично разработать долгосрочную стратегию студенческого совета или другого органа ССУ. Благодаря SWOT вы увидите, как усилить сильные стороны и использовать благоприятные внешние факторы для развития организации, а далее – как с их помощью преодолеть слабые стороны организации и внешние угрозы. 

Материалы и примеры SWOT- и PEST-анализов вы легко найдете в интернете.

 

Анализ заинтересованных лиц – определите всех людей, коллективы, организации, которые ваш проект затронет, хоть немного. «Заинтересованные лица» – это не всегда те, кому понравится ваш проект, это могут быть и те участники, которые будут нейтральны к нему либо вообще будут высказывать свое недовольство. В английском языке этот термин – stackhoders (держатели акций). Если представить ваш проект коммерческим предприятием, а влияние проекта и влияние на сам проект условно выразить акциями, то у кого были бы эти акции?

Заинтересованные лица это – сборное понятие для следующих групп:

  • Целевая группа (бенефициары);
  • Команда проекта (кто реализует?);
  • Лица принимающие решения (от чьих решений зависит проект?);
  • Инвесторы (кто предоставляет материальные и финансовые ресурсы?). 

В зависимости от специфики проекта группами интересов могут стать, например, «ректорат», «деканат», «отдел аспирантуры», «аспиранты 1-2 года обучения», «студенты 5 курса биологического факультета», «заместитель декана по воспитательной работе», «работники библиотек факультетов», «члены профсоюзного бюро факультета» и т.д. 

Описание групп можно делать по плану: 1) качественная характеристики группы, 2) каков ее позитивный, нейтральный или негативный «интерес», 3) количество (можно приблизительно).

Пример описания целевой группы: студенты 1-3 курсов авто-тракторного факультета БНТУ, заинтересованные в саморазвитии и развитии лидерских навыков и ориентированные на карьерный успех и общественное признание (10-15% от общего числа студентов соответствующих курсов). Многие из них занимают должности профоргов групп (27 чел.), старост (27 чел.), входят в состав профбюро и студенческого совета (7 чел.), участвуют в самодеятельности, принимают участие в общественных организациях за стенами факультета. Успеваемость – выше среднего. Средний балл – 7-9. Заинтересованность в проекте: настроены позитивно, проявляют интерес к участию и участвуют в разработке проекта. Большинство их них – парни. Возраст: 18-21 год. Ориентировочная численность: 80 чел. 

После описания заинтересованных лиц нарисуйте схему их взаимодействия, в которой различными линиями отметьте желаемые связи между ними: информирование, партнерство, отчетность, возмездные услуги, безвозмездные услуги, финансирование, участие и т.д. 

Уже на стадии анализа заинтересованных лиц вы скорее всего измените первоначальную идею своего проекта, он станет масштабнее или сузится, а вы сами вдруг обнаружите новые возможности и потенциальных партнеров, о которых раньше не могли даже подумать!

 

Анализ проблемы – назовите проблемы, которые вы хотите решить своим проектом, выстроите их в «дерево проблем» исходя из причинно-следственной связи, загляните глубоко в корни проблемной ситуации. Подобно хорошему доктору, вы найдете не просто симптомы заболевания, а вычислите реальный вирус и нарушения в образе жизни пациента, которые в совокупности и привели его на прием к вам.
Одна проблема вызывается другой и сама в свою очередь порождает третью. Чтобы решить основную проблему, нужно ликвидировать ее причины, а не бороться со следствиями. Если вырвать из земли все корни сорного дерева, то его ствол и ветки засохнут сами. 


 

Подсказка: чтобы с легкостью сделать «дерево проблем» используйте большой лист бумаги и стикеры. Располагайте стикеры в цепочки, меняйте их местами, пока не получите полную картину причин, проблемы и следствий.

 

Анализ целей – теперь сформулируйте причины проблемы в позитивном русле и вы получите задачи проекта. Например, проблему «студенты не участвуют в студенческом самоуправлении» превратите на цель «студенты участвуют в студенческом самоуправлении». Если постараетесь, то найдете цели к каждой названной проблеме. Все вместе они – цели вашего проекта.

Часто выясняется, что цели слишком большие и вне нашей компетенции, мы не в состоянии их достичь. Значит, мы попытались взяться за проблему, которая будет нам по силе не сейчас, а через годы, когда мы станем руководителями, министрами, ректорами, деканами, преподавателями или учеными. Проект же надо реализовывать сегодня. Следовательно, в такой ситуации надо сконцентрироваться на проблеме, побороть которую мы в силе: значит, берем одну из более глубоких проблем в «корнях» первоначального «дерева проблем» и повторяем анализ проблем уже для нее. Еще вариант: сужаем целевую группу до той, охватить которую мы в состоянии. 

В итоге, у вас получатся уже два дерева: одно сорняковое «дерево проблем» и полезное «Дерево целей», которые зеркально отражают друг друга:

 Подсказка: на те же стикеры с формулировками проблемы, ее причины и следствий, налепите стикеры другого цвета с соответствующими целями. Так у вас получится наглядное «Дерево целей»

 

Планирование деятельности и ресурсов – сформулируйте, какие действия нужно предпринять, чтобы достичь каждую из названных целей. Вы достигните идеального результата, если с помощью перечисленных вами мероприятий полностью ликвидируете все причины центральной проблемы. С этим шагом у студентов практически никогда нет проблем, поэтому не буду его описывать подробно.

 Подсказка: используйте простую табличку с названиями целей, мероприятиями, описанием мероприятий, ответственными за их исполнение и сроками реализации. А если хотите попробовать, как это делается в крупных проектах, можете сверстать диаграмму Гантта в программе Microsoft Project. Вы поразите коллег своим профессиональным подходом . Вот ее пример:


 

 

Индикаторы – выясните признаки, по которым вы поймете, что достигли цели. Индикаторы проекта – это показатели достижения целей проекта.

 В методике LFA существует два вида показателей:

1) мониторинговый. Мониторинговые показатели обозначаются и используются для того, чтобы придать деятельности более структурированный вид. С их помощью вы будете иметь возможность постоянно контролировать ход работ. Такие показатели помогают оценивать промежуточный результат.

2) плановый – это индикатор достижения успеха при выполнении конкретной задачи. Это показатель достижения цели

 Как плановый, так и мониторинговый показатели должны соответствовать определённым требованиям. Для того, чтобы грамотно сформулировать показатели используются определённые факторы, обозначаемые аббревиатурой SMART:

 

“S” (Specific – от англ. “качественный”, “конкретный”) – как изменится показатель;

“M” (Measurable – от англ. “измеряемый”) – на какую величину изменится показатель;

“A” ( Approved – от англ. “достижимый”) ;

“R” (Realistic – от англ. ” реалистичный”);

“T” – (Time-Bound -от англ. “временные рамки”) – в течение какого промежутка времени будет происходить изменение.

 Так же необходимым условием является описание того, на какую целевую группу/ы направлен проект и описание его географии.

 Помимо описанных выше требований к показателям в целом, мониторинговые показатели должны отвечать таким требованиям как:

  • обоснованность (видеть четкую связь между тем, что вы измеряете и тем, что вы хотите измерить);
  • чувствительность (назначить разумное время в промежутке между измерениями);
  • точность (установить разумную для показателя степень точности измеряемой величины)
  • простота (следить за простотой и надежностью).

 Например, индикаторами, которые будут свидетельствовать о достижении цели «Студенты принимают участие в студенческом самоуправлении» будут, например: количество участников отчетно-выборных конференций студенческого совета, количество кандидатов на одну должность, количество участников сообщества студсовета в социальной сети, количество мероприятий, проведенных студсоветом и количество участвовавших в них волонтеров и т.д.

 

Риск-анализ и риск-менеджмент, анализ допущений – определите, что может помешать реализации вашего проекта, от каких заинтересованных сторон может исходить угроза, на каких этапах, а потом назовите, какие меры предпримите, чтобы свести к минимуму риски или преодолеть сложности. Данных этап – отдельная методика в менеджменте. Загляните в интернет и вы найдете массу материалов и образцов табличек-матриц, которые облегчат вам анализ.

 

 В статье использованы  иллюстрации и материалы из: С.В. Готин, Калоша В.П. «Логико-структурный подход и его применение для анализа и планирования деятельности».  

 

21.05.2014 - 12:36

Автор(ы):

Сергей Воронкевич
эксперт в области применения логико-структурного подхода в проектной деятельности общественных объединений. Участвовал в студенческом самоуправлении БГУ (2000-2005 г.), окончил юридический факультет и аспирантуру Белгосуниверситета, преподавал в БГУ (2005-2008 гг.), реализовал программу “Студенческий парламент” (2009-2011 г.), учредитель и первый председатель Братства организаций студенческого самоуправления (БОСС) (2011-2012 г.), один из авторов книги “Студенческое самоуправление Беларуси”, менеджер международных и национальных проектов.