Активный фандрайзинг или взаимовыгодное сотрудничество. Часть 3

Активный фандрайзинг или взаимовыгодное сотрудничество

В этой части я поделюсь своим практическим опытом, как можно привлечь спонсоров на мероприятие не только на 1 раз, но и стать долгосрочными партнерами. Но начнем по порядку.

Когда-то, на заре своей карьеры лидера я опускала руки от того, что не могла найти спонсоров на мероприятие. Но как-то волею судьбы меня отправили  в обучающую командировку для профсоюзных лидеров  совместно с МГУ им. Ломоносова. Поездка получилась увлекательная, но не об этом речь. Дело в том, что там мне удалось познакомиться с интересными человеком, выпускником химического факультета МГУ, ныне генеральным директором представительства «Фотобук» в Санкт-Петербурге, Андреем Гейером.  Именно он, бывший бравый активист и ныне активный директор-путешественник, как он себя сам называет, поделился со мной опытом привлечения партнеров.  А получилось это так: я посетовала на судьбу несчастной активистки, в вузе которой нет денег на то, чтобы реализовать её проект. Я искренне позавидовала шикарным, пафосным дорогостоящим проектам МГУ, а Андрей раскрыл правду. Оказывается, что в МГУ тоже не так много финансирования. Здесь дело в правильном подходе к поиску спонсоров. На моё счастье,  он поделился со мной своими наработками и прислал подробные ЦУ к действию. Первое время мне было страшно их применять, ведь у меня была мысль, что в белорусской действительности невозможно найти спонсора  даже на маленькое факультетское мероприятие. Но глаза боятся, а руки делают. Со временем я усовершенствовала методику Андрея, изменила её в соответствии с белорусскими реалиями и теперь делюсь со всеми своим опытом, который, действительно, работает.

 

2.1. Приступаем к работе

Итак, у нас есть мероприятие, для которого необходимо найти спонсора. Здесь есть несколько важных правил. Запомните, что лучше всегда работать с уже проверенным спонсором, чем каждый раз искать нового.  Также важно понимать, что нам нужен не спонсор на 1-2 раза, а долгосрочный партнер. Ваша цель привлечь спонсора своим мероприятием. Если оно ему понравится, то постепенно вы сформируете и доверие к вашей организации. Что для этого нужно?

Шаг 1. Определить, кто является потенциальным спонсором.

Здесь все просто. Приведу свой пример. Я искала спонсора для проведения факультетского мероприятия наподобие КВН. Учитывая, что мой факультет был преимущественно женским, то я искала косметические фирмы. Т.к. на моем факультете учится молодежь в возрасте от 18 до 25 лет, то я искала компании,  для которых эти люди являлись бы целевой аудиторией. Например, операторы мобильной связи.

Когда вы определились с тем, кто ваши потенциальные спонсоры, составьте большой список со всеми координатами. Поскольку вы хотите найти постоянных партнеров, рекомендуется составить таблицу, которая должна постоянно пополняться.

Контакты, как правило, берём из интернета или телефонных справочников.

 

Шаг 2. Общаемся с потенциальными спонсорами

Вот этот шаг самый неприятный, особенно с непривычки, ведь вы  будете слышать «нет» чаще, чем да. Но здесь очень важно не унывать и не опускать руки. Опыт показывает, что всегда какие-то варианты находятся. Главное – правильно себя подать. Раскрою секреты, как лучше общаться со спонсорами.

Есть два метода общения с потенциальными спонсорами: 1) рассылка, емейл. Здесь очень важно найти мейлы конкретных людей, а не общекорпоративные «ящики». Составить грамотно письмо (об этом чуть позже) и неустанно рассылать письма. Вообще, этот метод срабатывает достаточно редко. Чаще всего твои письма просто попадают в СПАМ. Хотя, скажу честно, как-то у меня он сработал, и я нашла, действительно, хорошего спонсора, с которым мы сработались  «на ура».

2)телефонные звонки. Здесь нужно просто перевоплотиться в  торгового агента, но быть не назойливым. Вы находите контакты и дозваниваетесь до того человека, который вам может помочь. Метод работает, но надо ничего не бояться и не стесняться. Здесь есть тоже свои правила и секреты успеха.

Итак, вы нашли нужного вам человека и осуществляете шаг 3. Организовывайте ваше мероприятие, соблюдайте все договоренности по финансированию, осуществляйте грамотно пиар и создавайте рекламу для ваших партнеров и главное – не забывайте работать с вашими партнерами даже после мероприятия. Здесь я имею в виду, что нужно не забывать  напоминать им о себе.  Не забудьте высказать им благодарность за поддержку. Также не забывайте присылать им хотя бы поздравления с праздниками. Не будьте назойливым, но будьте вежливым и учтивым.

Вот 3 шага, выполняя каждый раз которые, вы всегда будете со спонсорами.

А теперь чуть-чуть подробнее о том, как рассылать письма, чтобы они доходили до получателя наверняка, и как правильно звонить спонсору.  Это важно, ведь именно от этих 2 вещей зависит успех вашего дела.

2.2. Пишем письма

Метод рассылки писем будет эффективным, если вы будете соблюдать следующие требования:

  1.       Писать нужно не на общекорпоративный мейл, а конкретному человеку. Придется напрячься и поискать такие.
  2.        В теме письма необходимо написать «Коммерческое предложение для…» желательно с указанием конкретного человека. Я чаще всего обращалась к специалистам PR-отдела.
  3.        Текст письма должен быть кратким  и завлекающим. Рассмотрим шаблон написания текста на моем примере.

 

Добрый день!

Меня зовут ….

Я являюсь представителем … факультета Белорусского государственного университета.

Приглашаем Вас на ежегодное шоу "Визитки первокурсников -2011" и предлагаем обсудить возможное сотрудничество с … факультетом в рамках данного мероприятия.

"Визитки первокурсников" - самое любимое мероприятие студентов-филологов. В этом году мероприятие приурочено ко Дню студента, а также к знаменательному юбилею нашего университета. В этом году нам 90 лет!!!

Мероприятие пройдёт 17 ноября в  актовом зале филфака БГУ.

Аудитория - 400-500 человек (студенты, аспиранты, сотрудники и преподаватели БГУ и других вузов Минска)

По вопросам партнерства Вы можете обратиться в Организационный комитет любым удобным способом:

E-mail:

Моб.тел.:

Контактное лицо - …

Надеемся на ответ и дальнейшее сотрудничество.

 

Здесь нужно обратить внимание на то, что текст небольшой, разделяется строками, чтобы всё не сливалось воедино. Иногда я добавляю еще предложения о том, почему мы хотим пригласить именно эту компанию в качестве спонсора мероприятия. В случае с косметической фирмой  - это был текст: «Для Вас - это отличный шанс стать еще более популярными среди женщин, тем более что наш факультет - это Ваша целевая аудитория, Ваши потенциальные клиенты».

Можно также в дополнении к письму сбросить отчеты с прошлого года, если мероприятие проводится не впервые, план мероприятия и т.д. Это всё добавляете по желанию. Если на письмо вам ответят, переходите к обсуждению вариантов финансирования. Помните, что мы предлагаем «взаимовыгодное сотрудничество». Ваш спонсор должен четко понимать, что он получит от вашего мероприятия. Поэтому разработать стратегию и, и может быть, даже написать речь для спонсора нужно заранее.

 

2.3. Звоним нашим спонсорам. Дружим с ними.

 Второй метод – звонков - считается самым эффективным. Андрей Гейер, автор стратегии работы со спонсорами, считает, что все методы, кроме этого, являются трусливыми, а люди, которые их используют  - трусы. Честно, здесь я с ним соглашусь, ведь гораздо сложнее взять позвонить потенциальному спонсору и убедить  его в режиме онлайн в том, что он должен работать с вами. Если над письмом можно долго думать, то здесь нужна харизма, уверенность и умение убеждать. Если вы не обладаете этими качествами, то лучше доверить эту работу тому, кто обладает ими, либо попытаться этому научиться.

Попробуем этому научиться.

Есть два типа отношений с партнерами: «холодные» - с незнакомыми вам людьми, «теплые» - со знакомыми.

К «теплым» отношениям будут относиться все те, кого вам порекомендовали знакомые, которые имели какое-либо отношение к проекту и т.д. Это могут быть выпускники, друзья, коллеги. С такими всегда легко общаться, потому что у них уже есть представление о том, кто вы и что вы делаете. Хочу заметить, что нужно обязательно уделять внимание выпускниками, если вы готовите проект для вуза, факультета. Их можно мотивировать так: помощь в проекте – это своеобразная благодарность университету. К тому же, всем приятно, когда в ходе мероприятия вы уделяете внимание их персоне и говорите о том, как университет гордиться этим человеком. На своем факультете мы очень активно работаем с выпускниками и для них  - это важно и приятно помочь в проекте и получить VIP –приглашение на мероприятие.

К «холодным» отношениям будут относиться все те контакты, которые вы найдете сами. Я уже говорила о том, что вы подбираете спонсора согласно целевой аудитории. Итак, предположим, что вы уже выписали потенциальных спонсоров и звоните им. Рассмотрим, как общаться со спонсором по телефону так, чтобы он захотел быть вашим партнером.

  • 1.       Подготовить заранее речь. Нужно прописать или проговорить кто вы, чем занимаетесь, цель вашего звонка, конкретное предложение.
  • 2.       Иметь бумагу и ручку, чтобы все быстро и оперативно записывать.
  • 3.       Быть максимально уверенным и спокойным.
  • 4.       Улыбаться. Даже если человек вас не видит, он все равно всегда чувствует ваше настроение и вашу улыбку.
  • 5.       Звонить необходимо в период с 10 утра до 4 вечера. Учитывайте перерыв на обед.
  • 6.       Будьте очень вежливым. Не забывайте здороваться, прощаться и использовать  вежливые слова.

Отмечу, что ваша речь должна быть краткой, не очень пафосной, но убедительной. Вы должны обязательно представиться и сказать, кто вы (например: руководитель профсоюза Таня Размыслович) и сразу огласить цель звонка.  Я рекомендую перед звонком прописать или проговорить вашу речь для спонсора. Вот мой пример: мы бы хотели пригласить вашу компанию на мероприятие в качестве спонсора. Наше мероприятие – это яркое шоу для студентов. На нем обычно собирается порядка 400 человек. Это лучшее шоу нашего факультета.  Мы бы хотели пригласить именно вас в качестве партнера мероприятия, т.к. мы знаем, что вы заслужили прекрасную репутацию среди клиентов. Кстати, наша целевая аудитория  - это девушки, ваши потенциальные клиенты.  Это основной текст, который должен быть у вас перед глазами, если вы очень волнуетесь. Понятно, что в устной речи мы не всегда используем сложноподчиненные предложения, мы говорим проще. Это нормально, если вы выразите свою мысль короче и проще. Однако очень важно проговорить текст перед звонком и лучше даже написать основные тезисы, о которых нужно сказать обязательно.

Важно, не бояться говорить и общаться. Помните, что вас никто не съест за звонок. Вы партнер и ищите партнера. Вам есть, что предложить. Будьте уверены в себе. И еще нужно всегда держать в голове один важный момент -  цель звонка.  Наша задача – заинтересовать человека. После того, как вы рассказали о мероприятии, задайте вопрос «скажите, хотели ли бы вы с нами сотрудничать». Не говорите вот эту фразу «Хотите быть нашим спонсором?». Слово «спонсор» в нашей среде как-то слегка отпугивает людей. Лучше использовать слова «сотрудничество», «партнерство», «взаимовыгодное сотрудничество».  Часто спонсоры просят назвать выгоды для них, т.е. что они с этого получают. Здесь важно тоже не растеряться и четко перечислить, что они получат. Список выгод лучше тоже подготовить заранее. Для учреждений образования это могут быть следующие: PR  в соцсетях,  реклама до и по ходу мероприятия, упоминания в СМИ, на афишах, рекламные акции. Я лично как-то привлекала организации, которые работают в сфере сетевого маркетинга. Таким мы предлагали возможность организовать в холле свою промо-акцию их продукции для привлечения клиентов. 

В общем, обычно спонсоры находятся, когда они видят, что конкретно они получают от вашего проекта. Если вы выполните все вышеописанное, то потенциальный спонсор перейдет из статуса «потенциальный» в реальный.

Что касается уже непосредственного этапа сотрудничества со спонсорами, когда они подтвердили свое участие в проекте, то здесь лучше встретиться с ними лично и обсудить все, но можно созваниваться и по телефону или в интернете. Главное, это четко обговорить, что они получают, и что вы получаете. Кстати, приготовьтесь к тому, что если вы представляете учреждение образования или какой-то маленький кружок, то деньги вам никто не предложит. Максимум на, что можно рассчитывать – это подарки, промо-продукция. Но опыт показал, что подарки тоже бывают разные и они порою даже лучше заменяют деньги.

Еще несколько хороших советов:

Если вы приглашаете спонсора на мероприятие (а это стоит сделать для того, чтобы показать ваш  уровень работы и то, как вы пиарите спонсора), то обязательно встретьте его, предложите чай, кофе, усадите на хорошее место и не забывайте оказывать внимание.

После мероприятия нужно обязательно поблагодарить спонсора, вернуть в целости и невредимости все баннеры  и ролл-апы (если такие предоставлялись) и прислать по почте или принести отчет с мероприятия (например, упоминания в СМИ о событии и о спонсорах, фото, где видны баннеры компании и т.д.).

Как видите, ваша задача доказать спонсору, что вы профессионал, что вы умеете работать хорошо и главное, что вы цените  его. Поэтому если вы не уверены, что ваше мероприятие пройдет на «ура» и если это не ваше мероприятие, то не стоит звать туда любимых спонсоров. Наши спонсоры – это наши друзья, авторитет и уважение которых завоевывается долгим и кропотливым трудом.

 

Заключение

Забудьте о стереотипе, что если у тебя нет официального финансирования, то нельзя сделать успешный проект. Всё возможно, нужно просто уметь искать, не бояться пробовать и расширять горизонты. Лучший способ для НГО найти деньги  - это привлечь партнеров=спонсоров.

Спонсоры – это наши друзья. Чем больше у вас таких друзей, тем вы успешнее. Работа по привлечению спонсоров может казаться сложной и нереальной. Но если у вас получится один раз, это придаст вам уверенности и оптимизма. Никогда не опускайте руки и будьте всегда приветливы и оптимистичны. Когда-то одна из компаний сотовой связи имела слоган «Жизнь любит оптимистов». Так вот это правда. Если вы будете всегда оптимистично настроены, всегда улыбаться и быть учтивым, то люди, а  в нашем случае, спонсоры к вам потянуться.

И последнее: никогда не бойтесь пробовать.

Вам кажется, что это нереально?

Попробуйте! Вдруг, получится!

 

Татьяна Размыслович (БГУ, Минск)

 

Читайте: Часть 1, Часть 2

01.11.2013 - 19:24